Интеграция с 1С

Интеграция с 1С позволяет выгружать операции из Controlata в файл формата EnterpriseData и загружать его в 1С штатным механизмом. Обмен односторонний: данные идут из Controlata в 1С. Устанавливать расширения или внешние обработки в 1С не нужно: файл загружается встроенными средствами 1С.

Формат EnterpriseData поддерживают типовые конфигурации 1С, в том числе:

• 1С:Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0 (включая КОРП);

• 1С:Управление нашей фирмой (УНФ);

• 1С:Управление торговлей, редакция 11;

• 1С:Комплексная автоматизация;

• 1С:ERP Управление предприятием;

• 1С:Розница.

Набор документов, которые 1С реально создаст при загрузке, зависит от конкретной конфигурации и ее правил приема.

Подключение

1. Откройте в Controlata раздел настроек Интеграции и нажмите Подключить напротив 1С.

2. Откроется окно Выгрузка в 1С.

3. Нажмите Подключить.

После этого станут доступны выбор режима выгрузки, сопоставление складов и кнопка Скачать XML.

Режим выгрузки

Вверху окна выберите Режим выгрузки:

• Документы: выгружает операции за выбранный период вместе со связанными справочниками (номенклатура, контрагенты и договоры). Подходит для регулярной передачи данных в 1С.

• Справочники: выгружает полные выбранные справочники без документов и без периода. Используйте для первичной загрузки или обновления номенклатуры и контрагентов в 1С.

По умолчанию открывается режим Документы. Выбор режима и галочки справочников не запоминаются: при следующем открытии снова будет режим Документы.

Сопоставление складов

Перед выгрузкой укажите, как склады Controlata соответствуют складам в 1С.

1. В окне интеграции нажмите Сопоставление складов.

2. В колонке Склад Controlata отображаются ваши склады.

3. В колонке Склад в 1С укажите название склада точно так же, как оно записано в 1С.

Документы по складам без названия в 1С не выгружаются. При скачивании XML Controlata покажет предупреждение со списком пропущенных операций и складов.

Как сделать выгрузку

Режим «Документы»

1. Выберите режим Документы.

2. Укажите период (с / по).

3. Отметьте галочками операции, которые нужно выгрузить.

4. При необходимости включите переключатель Выгружать планируемые операции.

5. Нажмите Скачать XML.

6. Загрузите файл в 1С, как описано в разделе Загрузка файла в 1С ниже.

Повторная загрузка того же периода обычно обновляет ранее загруженные документы, а не создает дубли: у документов сохраняются стабильные идентификаторы.

Режим «Справочники»

1. Выберите режим Справочники.

2. Отметьте, что выгрузить: продукты, материалы, покупатели, поставщики.

3. Нажмите Скачать XML и загрузите файл в 1С, как описано в разделе Загрузка файла в 1С ниже.

В таблице две колонки: Справочник Controlata и Справочник 1С.

Единицы измерения подтягиваются автоматически к выбранной номенклатуре, а договоры к выбранным контрагентам. Склады и ресурсы в этом режиме не выгружаются.

Загрузка файла в 1С

Важно: перед первой загрузкой сделайте резервную копию базы 1С или проверьте загрузку на копии. Загруженные документы и справочники сразу попадают в базу, отменить загрузку целиком нельзя.

Для загрузки нужны права администратора в 1С.

1С:Бухгалтерия предприятия 3.0

1. Откройте Администрирование → Синхронизация данных.

2. Нажмите Загрузка данных EnterpriseData.

3. Выберите файл, скачанный из Controlata.

4. Нажмите Выполнить операцию.

УНФ, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP, Розница

В этих конфигурациях файл загружается встроенной обработкой Выгрузка и загрузка EnterpriseData. Она доступна в режиме технического специалиста.

1. В главном меню 1С откройте Сервис и настройки → Настройки → Параметры, установите флажок Режим технического специалиста и нажмите ОК.

2. Откройте Сервис и настройки → Функции для технического специалиста.

3. В группе Обработки найдите Выгрузка и загрузка EnterpriseData. Удобнее всего найти ее поиском по слову «EnterpriseData».

4. Перейдите на вкладку Загрузка и выберите файл, скачанный из Controlata.

5. Нажмите Выполнить операцию.

Обработку можно открыть и быстрее: в главном меню выберите Перейти по ссылке (Shift+F11) и вставьте e1cib/app/Обработка.ВыгрузкаЗагрузкаEnterpriseData. Этот способ работает и в 1С:Бухгалтерии.

После загрузки

• Прочитайте сообщения, которые 1С показывает после загрузки. Если какие-то объекты не загрузились, причина будет в сообщениях или в журнале регистрации 1С.

• Откройте несколько загруженных документов и проверьте склад, контрагента, номенклатуру и суммы.

Если загрузка не получилась

• Нет пункта Функции для технического специалиста: включите Режим технического специалиста (шаг 1) и проверьте, что у вас права администратора.

• Ошибка «Не поддерживается версия формата обмена»: конфигурация 1С не знает формат EnterpriseData 1.22, который использует Controlata. Обновите 1С до актуального релиза.

• В 1С появились дубли номенклатуры: 1С не нашла товар по артикулу и наименованию и создала новый. Проверьте, что SKU в Controlata совпадает с артикулом в 1С.

• Документ попал не на тот склад или не загрузился: проверьте название в Сопоставлении складов, оно должно совпадать с 1С символ в символ.

Какие операции выгружаются

В режиме Документы в настройках выгрузки две колонки: Операция Controlata и Документ 1С.

Ниже описано, что именно попадает в файл по каждой операции.

Поставки → Приходные накладные

Выгружаются поставки за выбранный период (по дате размещения).

• Одна полностью принятая поставка → одна приходная накладная с тем же номером.

• Доставка выгружается отдельной услугой Доставка.

• Скидка распределяется по ценам товаров.

Частичная приемка. Если поставку принимают несколькими частями, на каждую приемку создается отдельная накладная. Номера при этом получают суффикс: -1, -2 и т. д.

Заказы → Расходные накладные

Выгружаются заказы за выбранный период (по дате размещения).

• Один полностью отгруженный заказ → одна расходная накладная с тем же номером.

• Доставка выгружается отдельной услугой Доставка.

• Скидка распределяется по ценам товаров.

Частичная отгрузка. Если заказ отгружают несколькими частями, на каждую отгрузку создается отдельная накладная. Номера при этом получают суффикс: -1, -2 и т. д.

Производство → Выпуск продукции

Одно производство = один документ выпуска продукции.

• В документ попадают выпущенные продукты и списанные материалы (включая субпродукты).

• Ресурсы в выгрузку не входят.

В 1С:УНФ выпуск продукции при загрузке из файла не создается: эта конфигурация не принимает такой документ.

Перемещения → Перемещение товаров

Выгружается перемещение между складами.

Списания → Списание запасов

Выгружаются списания материалов и продуктов.

Корректировка → Оприходование / списание

Ручные корректировки остатков материалов и продуктов:

• увеличение остатка → оприходование товаров;

• уменьшение остатка → списание запасов.

Инвентаризации → Инвентаризация товаров

В файл попадает документ инвентаризации (учетное и фактическое количество). Если есть излишки или недостачи, дополнительно выгружаются связанные документы оприходования и списания недостач.

Переключатель «Выгружать планируемые операции»

Общий для поставок, заказов, перемещений, списаний и инвентаризаций.

• Выключен: в файл попадают только завершенные операции (принятые поставки и отгруженные заказы, перемещения в статусе Получено, списания в статусе Списано, инвентаризации в статусе Проведена).

• Включен: дополнительно выгружаются плановые операции и незавершенные (например, перемещения в статусах План и Отправлено).

Для производства логика отдельная:

• выключен: выгружаются только полностью завершенные производства. Если в производстве еще есть плановые движения, оно пропускается;

• включен: выгружаются и производства, в которых еще остался план.

Корректировки остатков всегда фактические, переключатель на них не влияет.

Имеет смысл включать, если в 1С нужно видеть не только факт, но и план.

Что еще попадает в файл

В режиме Документы вместе с операциями выгружаются справочные данные, нужные для загрузки:

• единицы измерения;

• номенклатура: только те продукты и материалы, которые встречаются в операциях за выбранный период (не весь справочник);

• контрагенты (покупатели и поставщики) и договоры: тоже только те, кто участвует в выгружаемых документах;

• услуга Доставка, если в операциях есть доставка.

Чтобы выгрузить справочники целиком (без документов), используйте режим Справочники.

Сопоставление с уже существующими справочниками в 1С делает сама 1С:

• номенклатура: в первую очередь по основному SKU из Controlata (поле артикула в 1С), во вторую по наименованию;

• контрагенты: в первую очередь по ИНН / КПП и наименованию;

• склады: по названию из Сопоставления складов.

Организация в документах берется из юридических реквизитов компании в Controlata (наименование, ИНН, КПП). Они должны соответствовать организации в 1С.

Важные особенности

• НДС из Controlata не выгружается. Ставку НДС при загрузке определяет сама 1С по карточке номенклатуры и настройкам организации.

• Если склад в сопоставлении не заполнен, связанные документы пропускаются, а после скачивания показывается предупреждение.