Интеграция с 1С

Интеграция с 1С позволяет выгружать операции из Controlata в файл формата EnterpriseData и загружать его в 1С штатным механизмом. Обмен односторонний: данные идут из Controlata в 1С. Отдельное расширение или обработка на стороне 1С не требуются.

Формат EnterpriseData поддерживают типовые конфигурации 1С, в том числе:

• 1С:Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0 (включая КОРП);

• 1С:Управление нашей фирмой (УНФ);

• 1С:Управление торговлей, редакция 11;

• 1С:Комплексная автоматизация;

• 1С:ERP Управление предприятием;

• 1С:Розница.

Набор документов, которые 1С реально создаст при загрузке, зависит от конкретной конфигурации и ее правил приема.

Подключение

1. Перейдите в настройки Controlata, найдите блок Интеграции и нажмите Подключить напротив 1С.

2. Откроется окно Выгрузка в 1С.

3. Нажмите Подключить.

После этого станут доступны выбор режима выгрузки, сопоставление складов и кнопка Скачать XML.

Режим выгрузки

Вверху окна выберите Режим выгрузки:

• Документы — выгружает операции за выбранный период вместе со связанными справочниками (номенклатура, контрагенты и договоры). Подходит для регулярной передачи данных в 1С.

• Справочники — выгружает полные выбранные справочники без документов и без периода. Используйте для первичной загрузки или обновления номенклатуры и контрагентов в 1С.

По умолчанию открывается режим Документы. Выбор режима и галочки справочников не запоминаются — при следующем открытии снова будет режим документов.

Сопоставление складов

Перед выгрузкой укажите, как склады Controlata соответствуют складам в 1С.

1. В окне интеграции нажмите Сопоставление складов.

2. В колонке Склад Controlata отображаются ваши склады.

3. В колонке Склад в 1С укажите название склада точно так же, как оно записано в 1С.

Документы по складам без названия в 1С не выгружаются. При скачивании XML Controlata покажет предупреждение со списком пропущенных операций и складов.

Как сделать выгрузку

Режим «Документы»

1. Выберите режим Документы.

2. Укажите период (с / по).

3. Отметьте галочками операции, которые нужно выгрузить.

4. При необходимости включите переключатель Выгружать планируемые операции.

5. Нажмите Скачать XML.

6. В 1С загрузите полученный файл через Администрирование → Синхронизация данных → Загрузка данных EnterpriseData (название пункта может немного отличаться в зависимости от конфигурации).

Повторная загрузка того же периода обычно обновляет ранее загруженные документы, а не создает дубли: у документов сохраняются стабильные идентификаторы.

Режим «Справочники»

1. Выберите режим Справочники.

2. Отметьте, что выгрузить: продукты, материалы, покупатели, поставщики.

3. Нажмите Скачать XML и загрузите файл в 1С так же, как выше.

В таблице две колонки: Справочник Controlata и Справочник 1С.

Единицы измерения подтягиваются автоматически к выбранной номенклатуре, договоры — к выбранным контрагентам. Склады и ресурсы в этом режиме не выгружаются.

Какие операции выгружаются

В режиме Документы в настройках выгрузки две колонки: Операция Controlata и Документ 1С.

Ниже — что именно попадает в файл по каждой операции.

Поставки → Приходные накладные

Выгружаются поставки за выбранный период (по дате размещения).

• Одна полностью принятая поставка → одна приходная накладная с тем же номером.

• Доставка выгружается отдельной услугой Доставка.

• Скидка распределяется по ценам товаров.

Частичная приемка. Если поставку принимают несколькими частями, на каждую приемку создается отдельная накладная. Номера при этом получают суффикс: -1, -2 и т. д.

Заказы → Расходные накладные

Выгружаются заказы за выбранный период (по дате размещения).

• Один полностью отгруженный заказ → одна расходная накладная с тем же номером.

• Доставка выгружается отдельной услугой Доставка.

• Скидка распределяется по ценам товаров.

Частичная отгрузка. Если заказ отгружают несколькими частями, на каждую отгрузку создается отдельная накладная. Номера при этом получают суффикс: -1, -2 и т. д.

Производство → Выпуск продукции

Одно производство = один документ выпуска продукции.

• В документ попадают выпущенные продукты и списанные материалы (включая субпродукты).

• Ресурсы в выгрузку не входят.

В 1С:УНФ выпуск продукции при загрузке из файла не создается — эта конфигурация не принимает такой документ.

Перемещения → Перемещение товаров

Выгружается перемещение между складами.

Списания → Списание запасов

Выгружаются списания материалов и продуктов.

Корректировка → Оприходование / списание

Ручные корректировки остатков материалов и продуктов:

• увеличение остатка → оприходование товаров;

• уменьшение остатка → списание запасов.

Инвентаризации → Инвентаризация товаров

В файл попадает документ инвентаризации (учетное и фактическое количество). Если есть излишки или недостачи, дополнительно выгружаются связанные документы оприходования и списания недостач.

Переключатель «Выгружать планируемые операции»

Общий для поставок, заказов, перемещений, списаний и инвентаризаций.

• Выключен — в файл попадают только завершенные операции: принятые поставки и отгруженные заказы, перемещения в статусе Получено, списания в статусе Списано, инвентаризации в статусе Проведена.

• Включен — дополнительно выгружаются плановые операции и незавершенные (например, перемещения в статусах План и Отправлено).

Для производства логика отдельная:

• выключен — выгружаются только полностью завершенные производства. Если в производстве еще есть плановые движения, оно пропускается;

• включен — выгружаются и производства, в которых еще остался план.

Корректировки остатков всегда фактические — переключатель на них не влияет.

Имеет смысл включать, если в 1С нужно видеть не только факт, но и план.

Что еще попадает в файл

В режиме Документы вместе с операциями выгружаются справочные данные, нужные для загрузки:

• единицы измерения;

• номенклатура — только те продукты и материалы, которые встречаются в операциях за выбранный период (не весь справочник);

• контрагенты (покупатели и поставщики) и договоры — тоже только те, кто участвует в выгружаемых документах;

• при наличии доставки — услуга Доставка.

Чтобы выгрузить справочники целиком (без документов), используйте режим Справочники.

Сопоставление с уже существующими справочниками в 1С делает сама 1С:

• номенклатура — в первую очередь по основному SKU из Controlata (поле артикула в 1С), во вторую — по наименованию;

• контрагенты — в первую очередь по ИНН / КПП и наименованию;

• склады — по названию из Сопоставления складов.

Организация в документах берется из юридических реквизитов компании в Controlata (наименование, ИНН, КПП). Они должны соответствовать организации в 1С.

Важные особенности

• НДС из Controlata не выгружается. Ставку НДС при загрузке определяет сама 1С по карточке номенклатуры и настройкам организации.

• Если склад в сопоставлении не заполнен, связанные документы пропускаются, а после скачивания показывается предупреждение.

• Код на стороне 1С писать не нужно: достаточно штатной загрузки файла EnterpriseData.